Manual Opus Ole

OPUS OLE Entrar a la Carpeta de Reportes

OPUS le ofrece ahora una nueva herramienta de trabajo que le permitirá procesar en forma rápida y directa los documentos de control de obra, así como los reportes de avance y control del presupuesto.

Estos documentos y reportes se han concentrado en la carpeta '06 Control ', que se localiza dentro de la carpeta '02 Estándar' del Administrador de Reportes.

1. Para acceder a la carpeta abra el Administrador de Reportes con el icono:

OPUS OLE accesar al reporteador de informes

2. Se verá el siguiente aviso. Haga clic en la 'X':

OPUS OLE datos de usuario

3. Accederá al menú principal del Administrador. Seleccione la carpeta '02 Estándar' y haga doble clic:

OPUS OLE administrador de informes

4. Accederá al siguiente menú. Seleccione la carpeta '06 Control ' y haga doble clic:

OPUS OLE administrador de reportes

5. Ahora usted verá el menú con los reportes de la carpeta y lo que contiene cada uno:

OPUS OLE administrador de reportes

6. En la parte superior del menú se localiza una ventana. Haga clic en el botón señalado con círculo y accederá al catálogo con la ruta de todas las obras que tenga en OPUS Control. Recorra el catálogo con el ratón o con la barra, seleccione la obra que desea procesar y haga clic:

OPUS OLE administrador de reportes

7. La obra seleccionada se verá en la ventana:

OPUS OLE administrador de informes

8. Ahora seleccione el reporte que desea procesar:

OPUS OLE administrador de reportes

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OPUS OLE Paquetes en Control. Requisiciones

El Sistema de Paquetes se ha explicado en los capítulos anteriores mediante un ejemplo de obra consistente en la edificación de 15 viviendas de interés social, agrupadas bajo un 'programa de ejecución' (PE).

Ahora OPUS cuenta con la comunicación electrónica directa entre los módulos de compras y el de control, que permite enviar y recibir la información referente a requisiciones, órdenes de compra y entradas al almacén entre ambos módulos.

OPUS ha instalado en el módulo de control un icono para generar las requisiciones, dando así la facilidad de que puedan ser elaboradas por personal ajeno al área de compras, por ejemplo, los residentes de obra. Desde luego, también se pueden dar de alta en el módulo de compras.

La comunicación electrónica entre los módulos de compras y el de control se hace utilizando 'archivos temporales' para cada uno de los procesos. Para facilitar el uso y manejo de este medio de comunicación, se recomienda crear una 'carpeta' en la que guardaremos estos archivos, antes de hacer cualquier procedimiento.

Es recomendable hacer una carpeta por cada obra y para una mejor identificación, conviene que se llame igual que la obra, con una 'T' de 'temporales' al principio. Para el ejemplo que estamos haciendo, la carpeta se llamará 'T AYUDA' y la hemos ubicado dentro de la carpeta que contiene el OPUSOLEPAQUETES:

OPUS OLE paquetes

Previo a la elaboración de la primera requisición de una obra, se debe crear la obra en OPUS Compras y exportarla a OPUS Control.

También es necesario 'importar' la obra de OPUS Compras a OPUS Control, a fin de que podamos relacionar la requisición con la obra existente en compras. Este proceso lo haremos solamente al elaborar la primera requisición.

Efectuados los pasos anteriores, procederemos a generar las requisiciones en OPUS Control. Existen dos maneras de hacer requisiciones: por materiales específicos o bien con base en el programa de suministros.

A continuación veremos la primera opción:

1. REQUISICIONES POR MATERIAL ESPECIFICO:

1.1. Una vez creada la carpeta para los archivos temporales, haga clic en el icono 'requisiciones' y verá la siguiente pantalla:

OPUS OLE paquetes requisiciones

1.2. Ubique el cursor en la primera celda de la parte superior izquierda y de 'insertar'. Verá la siguiente caja de diálogo para proporcionar la ruta del archivo temporal 'ObraTmp.dbf':

OPUS OLE importar datos de una obra a opus control

1.3. Para registrar la ruta haga clic en el botón señalado con un círculo. Verá la pantalla para buscar la ruta; localice la carpeta donde se encuentra ubicada la carpeta de archivos temporales 'T AYUDA' y haga doble clic:

OPUS OLE buscar obras

1.4. Localice la carpeta 'T AYUDA' y haga doble clic:

OPUS OLE buscar obras

1.5. Seleccione el archivo 'obratmp.dbf':

OPUS OLE buscar archivo

1.6. *Haga clic en 'aceptar' y tendrá la ruta registrada como se ve en la siguiente pantalla:

OPUS OLE importar datos de una obra a opus control

1.7. Se accede a la siguiente caja de diálogo. Registre el número de la requisición:

OPUS OLE alta de una requisición

Para registrar la fecha de alta haga clic en el botón señalado con círculo y seleccione la fecha en el calendario:

OPUS OLE alta de una requisición

Del mismo modo seleccione la fecha de entrega de los materiales:

OPUS OLE alta de una requisición

1.8. Haga clic en el botón 'Detalle' y verá la siguiente pantalla. Para insertar los materiales por requerir, haga clic en el icono señalado con círculo:

OPUS OLE alta de una requisición

1.9. Se accederá a la siguiente caja de diálogo; oprima el botón señalado con círculo:

OPUS OLE materiales

1.10. Se accede a la explosión de insumos de materiales de la obra; marque en negro el que está solicitando (marcando cada material por separado) y oprima 'aceptar':

OPUS OLE lista de materiales de la obra

1.11. El sistema regresa a la pantalla anterior y el material ha quedado registrado. Usted podrá modificar la cantidad haciendo clic en el campo y registrando el volumen que está solicitando. Oprima el botón 'guardar y cerrar' si no va a solicitar otro material; si desea registrar otros materiales, entonces oprima el botón 'guardar y nueva' y repita los pasos anteriores:

OPUS OLE materiales

Al terminar la requisición, usted podrá ver todos los materiales solicitados con sus volúmenes:

OPUS OLE requisiciones

1.12. Oprima el botón 'guardar y cerrar'. La requisición aparecerá registrada en la vista:

OPUS OLE opus control

1.13. Entre a 'Herramientas/exportar requisiciones a OPUS Compras':

OPUS OLE opus control

1.14. Se accede a la pantalla siguiente. Registre la ruta donde se encuentra la carpeta de archivos temporales 'T AYUDA':

OPUS OLE exportar requisiciones a opus compras

1.15. Oprima el botón 'exportar' para enviar la requisición a OPUS Compras. Usted verá un aviso indicando que los datos se exportaron exitosamente:

OPUS OLE

1.16. Haga clic en 'OK' y OPUS Control le avisará que se han generado los archivos temporales de requisiciones en la carpeta 'T AYUDA':

OPUS OLE

Finalmente haga clic en 'OK' y el proceso queda terminado.

1.17. Para generar otra requisición, de 'insertar' en la vista general y repita el proceso a partir del paso '1.7' anterior:

OPUS OLE requisiciones

1.18. Usted podrá consultar el contenido de la requisición dando clic derecho sobre el renglón de la requisición, accediendo al recuadro siguiente:

OPUS OLE requisiciones

De clic en 'desglosar' y verá el detalle de la requisición:

OPUS OLE requisiciones

1.19. Una vez exportada la requisición, será necesario 'importarla' desde OPUS Compras (ver ayuda del módulo de compras).

2. REQUISICIONES CON BASE EN EL PROGRAMA DE SUMINISTROS:

Esta opción permite generar requisiciones con todos los materiales contenidos en el programa de suministros, bien sea en un determinado período de tiempo o por la totalidad de la obra. Con esta opción usted puede reducir el número de requisiciones de una obra y mejorar el control de las compras.

Se recomienda utilizar esta opción en obras que tienen procesos de fabricación en serie y tiempos cortos de ejecución, como la vivienda de interés social.

Para generar las requisiciones, proceda como sigue:

2.1. Acceda a la vista principal de OPUS Control y oprima el icono 'requisiciones'. Accederá a la siguiente subvista:

OPUS OLE opus control

2.2. Entre a 'Herramientas/Generar requisición en base al programa de suministros':

OPUS OLE generar requisición en base al programa de suministros

2.3. Accederá a la siguiente caja de diálogo. Para proporcionar la ruta donde se encuentra la carpeta de archivos temporales 'T AYUDA', oprima el botón señalado con círculo:

OPUS OLE importar datos de una obra a opus control

2.4. Seleccione la carpeta principal:

OPUS OLE requisiciones

2.5. Marque con negro la carpeta de archivos temporales 'T AYUDA':

OPUS OLE requisiciones

2.6. Seleccione el archivo 'obratmp.dbf' y oprima 'aceptar':

OPUS OLE requisiones

2.7. Ahora estará registrada la ruta en la caja de diálogo. Oprima 'importar':

OPUS OLE importar datos de una obra a opus

2.8. Accederá a la siguiente caja de diálogo. Registre el número de la requisición (01):

OPUS OLE generar requisiones

2.9. Haga clic en el botón señalado con círculo y accederá al calendario; seleccione la fecha deseada:

OPUS OLE generar requisiones

2.10. Para registrar la fecha de entrega proceda de igual forma, dando clic en el botón señalado con círculo; accederá al calendario y seleccione la fecha deseada:

OPUS OLE generar requisiones

2.11. Una vez registradas las fechas, usted tendrá dos opciones para generar la requisición, una 'por periodo' y otra 'por toda la obra':

OPUS OLE generar requisiones

2.12. Seleccione la opción 'por periodo'. Haga clic en el botón señalado con círculo y accederá al calendario; con el clic derecho del 'ratón' sin soltar, seleccione el periodo de obra que desea requerir:

OPUS OLE generar requisiciones

2.13. El periodo ha quedado registrado. Oprima 'generar':

OPUS OLE generar requisicones

2.14. La requisición ha quedado generada, como lo muestra la vista principal:

OPUS OLE

2.15. Haga clic derecho sobre el renglón de la requisición y entre a 'desglosar':

OPUS OLE desglozar

2.16. Usted podrá ver el contenido de la requisición:

OPUS OLE compras

2.17. Si selecciona la segunda opción 'por toda la obra', el proceso para generar la requisición será más simple. Después de señalar las fechas de alta y de entrega, registre el número de la requisición (01) y oprima el botón 'gener
r':

OPUS OLE generar requisiciones

2.18. La requisición ha sido generada. Con 'desglosar' usted podrá ver el detalle del contenido de la requisición:

OPUS OLE compras

2.19. La requisición debe ser 'exportada' a OPUS Compras, en forma idéntica a lo indicado en los puntos anteriores 1.13 a 1.16. Después de exportar las requisiciones, se 'importarán' en el módulo de compras para continuar con el proceso (ver ayuda del módulo de compras).

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OPUS OLE Paquetes en Control. Almacén

El Sistema de Paquetes lo explicaremos mediante un ejemplo de obra consistente en la edificación de 15 viviendas de interés social.

El almacén es uno de los aspectos más importantes para el Sistema de Paquetes, debido a que el control de los materiales se llevará al nivel de paquetes. Para tener un control adecuado del almacén, se recomienda implementar los recursos necesarios con personal calificado y equipos de cómputo, preferentemente comunicados en red con los equipos del área de compras y de costos.

Ahora OPUS ofrece una nueva comunicación electrónica entre OPUS CONTROL y OPUS COMPRAS, que permite importar y exportar toda la información de: Programa de Suministros, Requisiciones, Ordenes de Compra y Movimientos de Almacén.

Aplicando el ejemplo de la edificación de 15 viviendas de interés social, el proceso general de trabajo para la compra, recepción y salidas de los materiales de obra será el siguiente:

a. Se genera un programa de suministros con los materiales para las 15 viviendas.

b. En el módulo de control se generan las requisiciones de materiales. OPUS CONTROL tiene ahora una nueva opción para generar una sola requisición 'por toda la obra', lo que evita tener que estar haciendo frecuentes y numerosos documentos. Para el ejemplo de las 15 viviendas, esta herramienta es óptima, ya que se trata de una obra que se ejecuta en un período corto de tiempo.

c. En el módulo de compras se recibe la requisición con la comunicación electrónica y se generan los pedidos para las 15 viviendas.

d. Los proveedores entregan al almacén los materiales para las 15 viviendas (entradas de almacén). La facturación se elabora separadamente por cada obra.

e. El almacén entrega los materiales al frente de obra, haciendo salidas por paquete de obra (salidas de almacén).

f. Los residentes de obra verifican que los materiales recibidos se utilicen en los paquetes destinados.

g. El Sistema de Paquetes reporta el ejercido en los materiales de cada paquete, con base en las salidas del almacén. Esto significa que al momento en que almacén efectúa la 'salida', el control de obra la tomará como 'ejercida'. Cuando se termine la ejecución de un paquete, usted podrá saber con precisión y oportunidad el costo real de los materiales utilizados y podrá compararlo con el presupuesto base.

h. El Sistema de Paquetes lleva un inventario de existencias de almacén por cada obra.

1. ENTRADAS DE ALMACEN:

Las entradas al almacén se registran por cada obra; en nuestro ejemplo se harán las entradas por las 15 viviendas. Cuando los proveedores entregan los materiales en el almacén de la obra, el almacenista debe registrar la 'entrada' correspondiente con el siguiente procedimiento:

1.1. Dando clic en el icono 'Movimientos de Almacén' se obtiene la siguiente vista:

OPUS OLE movimientos de almacén

1.2. Ubicamos el cursor en el primer renglón y damos 'insertar':

Vemos la siguiente caja de diálogo. Registramos la fecha del documento (OPUS CONTROL indica por omisión la fecha del día). Dando clic en el botón con flecha (círculo), podemos seleccionar si el documento a registrar es una salida o una entrada. Como vamos a registrar una entrada, hacemos clic en 'entrada':

(OPUS CONTROL mostrará por omisión el No. de documento, en este caso '16')

OPUS OLE entrada documentos de almacén

1.3. Registre la 'referencia' (de preferencia el número de la factura u orden de compra):

OPUS OLE documentos de almacén

1.4. Oprima el botón con tres puntos del renglón 'orden de compra' y accederá a la lista que contiene el módulo de compras con las órdenes. Seleccione la deseada marcándola en negro y oprima 'aceptar':

OPUS OLE lista de ordenes de compra

1.5. En la caja de diálogo se verán la razón social del proveedor y el número de la orden de compra '1'. Registre el nombre del almacenista y de quien autoriza la entrada (datos opcionales) y oprima 'aceptar':

OPUS OLE documentos de almacén

1.6. Se accede a la vista detalle del documento de entrada. De 'insertar' sobre el primer renglón:

OPUS OLE movimientos de almacén

1.7. Se accede a la lista de materiales que contiene la orden de compra relacionada. La explosión de insumos que aparece corresponderá exclusivamente a la orden de compra seleccionada:

OPUS OLE lista de materiales por orden de compra

1.8. Marque en negro el material que está recibiendo el almacén y oprima 'aceptar':

OPUS OLE lista de materiales por orden de compra

1.9. Se accede a la subvista de insumos. En la columna 'Entrada' OPUS CONTROL proporcionará por omisión la cantidad pendiente de entrar, pero usted puede modificarla registrando la cantidad recibida:

OPUS OLE movimientos de almacén

1.10. Si desea registrar otro material, de 'insertar' y aparecerá nuevamente la lista. Seleccione el material y proceda del mismo modo anteriormente explicado:

OPUS OLE lista de materiales por ordenes de compra

1.11. La entrada del almacén ha quedado terminada y la orden de compra (1) registrada en su columna:

OPUS OLE movimientos de almacén

Una vez generadas las entradas de almacén, expórtelas al módulo de compras para retroalimentar la información correspondiente (ver la carpeta 'La comunicación entre control y compras').

2. SALIDAS DE ALMACEN:

El Sistema de Paquetes controla los materiales por cada paquete, de modo que las salidas de almacén se destinarán para cada contrato y paquete.

Cuando el almacén entrega los materiales al frente de obra, el almacenista registrará las 'salidas' correspondientes procediendo como sigue:

2.1. Damos clic en el icono de 'movimientos de almacén' y tenemos la vista general:

OPUS OLE movimientos de almacén

2.2. Damos 'insertar' en el primer renglón y aparece la siguiente pantalla. Damos clic en la flecha de 'tipo de documento' y seleccionamos con el ratón la opción 'salida':

OPUS OLE documentos de almacén

2.3. Registramos la 'referencia'. En las salida es recomendable registrar el mismo que el No. de documento, a fin de facilitar el proceso de impresión de la salida en el administrador de reportes:

OPUS OLE documentos de almacén

2.4. Luego hacemos clic en el botón con tres puntos del renglón 'contrato':

OPUS OLE documentos de almacén

2.5. Se accederá a la siguiente subvista con los contratos de la obra:

OPUS OLE selección de contratos

2.6. Marque en negro el contrato correspondiente a la salida que está efectuando, en este caso el contrato '01' de obra civil, que es quien recibe materiales del almacén por ser un destajo. De 'aceptar':

OPUS OLE selección de contratos

2.7. Ahora queda registrado el contrato '01' en la caja de diálogo:

OPUS OLE documentos de almacén

2.8. Haga clic en el botón con tres puntos (círculo) de la Id. de actividad:

OPUS OLE documentos de almacén

2.9. Seleccione el 'paquete' o actividad a la que se destinarán los materiales (se sugiere hacer una salida por paquete), en este ejemplo '20 preliminares y cimentación'. De 'aceptar':

OPUS OLE control de actividades

2.10. Ahora ha quedado registrada la actividad '20' en la caja de diálogo. Si gusta registre el nombre del almacenista y de quien autoriza la salida. De 'aceptar':

OPUS OLE documentos de almacén

2.11. Se accede al desglose con la explosión de insumos de materiales correspondiente al contrato y paquete seleccionados. Si usted tuviera por ejemplo 2 contratos de obra civil en la misma obra, OPUS CONTROL presentaría la explosión de insumos exclusiva del contrato seleccionado. Registre las cantidades que se están entregando con esta salida en la columna 'Consumo'. Al terminar, haga clic en el botón derecho 'círculo' para salir:

OPUS OLE movimientos de almacén

El Sistema llevará automáticamente el 'remanente' por entregar contra la cantidad tope. Esta salida la podemos imprimir en la carpeta de 'Reportes' del Sistema, para que sea firmada por quien recibe los materiales (ver ayuda 'La Carpeta de Reportes de Control de Obra').

2.12. En la vista general, la salida ha quedado registrada:

OPUS OLE movimientos de almacén

El Sistema de Paquetes llevará el control del ejercido en materiales con la base de las salidas, de modo que los reportes de avance indicarán los volúmenes entregados por el almacén, el precio promedio de cada material y el monto ejercido.

El Sistema lleva el control de los materiales por cada paquete de obra y por el total de la obra.

2.13. Luego de hacer la salida, podemos consultar el 'estado del almacén' para verificar que haya sido registrada. En caso de que la salida rebase la cantidad que ha entrado al almacén, OPUS CONTROL la registrará en color rojo:

OPUS OLE movimientos de almacén

En esta tabla el Sistema nos reporta las cantidades en entradas, salidas (consumido) y existencias en almacén. En precios reporta el promedio (en caso de tener varios proveedores con diferentes precios, el Sistema los promediará) y el último precio correspondiente a la última entrada registrada.

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OPUS OLE Paquetes en Control. Estimaciones

Para explicar el Sistema de Paquetes en Control Estimaciones lo haremos con un ejemplo consistente en la edificación de 15 viviendas de interés social.

GENERACION DE LAS ESTIMACIONES DE OBRA EJECUTADA:

Por lo general el proceso para la elaboración de las estimaciones de obra se inicia con la medición física de los paquetes ejecutados, labor que regularmente efectúan los residentes de obra.

Como el Sistema de Paquetes no tiene por el momento el proceso de elaboración de las hojas generadoras, se considera que esta actividad ha sido efectuada con anterioridad a los procedimientos que se explican a continuación.

1. Continuando con el ejemplo de obra, el proceso se inicia activando el icono 'Contratos', mostrando la siguiente pantalla:

OPUS OLE contratos

Ubicamos el cursor en la columna 'Costo' y en la celda correspondiente al contrato en el que vamos a generar la estimación y damos doble clic. Veremos la siguiente pantalla con los paquetes contratados:

2. En este ejemplo haremos la primera estimación del contrato '01' de obra civil. Oprima el botón izquierdo (círculo) para obtener el desglose de actividades del contrato y se verá la siguiente pantalla:

OPUS OLE contratos

3. Ahora haga doble clic en el botón de la derecha (Desglose de estimaciones de contrato). Se verá la siguiente pantalla:

OPUS OLE contratos

4. Ubique el cursor en la celda superior izquierda de la pantalla de abajo ('No.') y de 'insertar':

OPUS OLE contratos

El Sistema muestra por omisión los datos que aparecen en la imagen anterior.

5. En la columna 'Tipo', usted tiene dos opciones de registro. La primera se llama 'Normal' y la segunda 'Finiquito'; todas las estimaciones serán del tipo 'normal' a excepción de la última que será la de finiquito para cerrar el contrato.

Haga doble clic sobre la columna 'tipo', luego haga clic en el botón con flecha de la parte superior derecha (círculo) y seleccione el tipo de estimación que desea:

OPUS OLE contratos

Para nuestro ejemplo registraremos que la estimación es 'normal':

OPUS OLE contratos

6. Registre la clave de la estimación en la columna 'Estimación' y verifique las fechas del documento así como las de inicio y fin del período de los trabajos estimados; de ser necesario modificar alguna fecha, simplemente escriba la nueva fecha encima de la anterior:

OPUS OLE contratos

7. Ubique el cursor en la primera celda de la columna 'estimado' y haga doble clic. Se verá la siguiente pantalla con los datos del contrato en la parte superior, la estimación que se está elaborando en el renglón siguiente y en la parte inferior las actividades contratadas con los paquetes y precios pactados.

OPUS OLE contratos

En el renglón superior se muestra el contrato; en el renglón siguiente podemos ver la estimación que vamos a generar y en la parte inferior tenemos los datos del contrato con sus paquetes y precios pactados.

8. La estimación se elabora registrando los datos en las columnas de 'ejecutado' y de 'avance físico'. Las políticas para estimar pueden fijarse en tres formas:

- estimar solamente paquetes terminados al 100

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OPUS OLE Los Paquetes en Control. Contratos

Para explicar el Sistema de Paquetes en Control Contratos, haremos un ejemplo de obra consistente en la edificación de 15 viviendas de interés social.

Al terminar el presupuesto base y los programas de obra y suministros, iniciamos el Sistema de Paquetes en el módulo de Control de OPUS. Aparece la siguiente caja de diálogo y si hemos efectuado los requisitos solicitados, damos clic en 'aceptar':

OPUS OLE inicio del control de obra

Aparece la siguiente vista con dos secciones: en la parte superior el programa de obra con los paquetes y en la inferior la carátula para iniciar el registro de los contratos de obra:

OPUS OLE asignación de actividades a contrato

REGISTRO DE CONTRATOS DE OBRA:

1. De acuerdo a nuestro ejemplo, supongamos que contratamos la obra de la siguiente forma:

- obra civil: 9 viviendas con un destajista y 6 con otro

- impermeabilizaciones: 15 viviendas con una empresa

- colocación de puertas: 15 viviendas con una empresa

- colocación de cancelería de aluminio: 15 viviendas con una empresa

- instalaciones hidráulicas y sanitarias: 8 viviendas con una empresa y 7 con otra

- instalaciones eléctricas: 15 viviendas con una empresa

El suministro de las puertas y la cancelería de aluminio se tramitará mediante pedidos del área de compras, por lo que no procede elaborar contrato de obra. De igual manera procederemos con el suministro de los muebles y accesorios para baños.

2. Registraremos un primer contrato para la obra civil de 9 viviendas con un destajista. Oprima el botón 'Nuevo':

OPUS OLE CONTRATOS DE OBRA

Se accederá a la siguiente caja de diálogo:

Registre el número del contrato (01) y su fecha de registro. Es importante que marque clic en 'Destajo', ya que OPUS CONTROL proporcionará los precios base de acuerdo a las condiciones estipuladas en el presupuesto respecto al factor de salario real:

OPUS OLE contratos

Luego haga clic en el botón 'Contratista' y verá la siguiente ventana:

OPUS OLE contratos

Oprima el botón 'Nuevo' y accederá a la siguiente caja de diálogo; registre los datos del destajista y oprima 'aceptar':

OPUS OLE datos generales del contratista

El Sistema regresa a la ventana anterior en donde verá registrado al destajista. Oprima 'Aceptar':

OPUS OLE datos del contratista

Verá nuevamente la caja de diálogo siguiente. Aparece el destajista registrado; registre los datos de la descripción de la obra contratada, porcentaje de anticipo (que en este ejemplo es 'cero') y el porcentaje de retención de fondo de garantía (5

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